Hosting, domena i poczta firmowa to zwykle koszt firmy. Kiedy odliczysz VAT, jak rozliczyć fakturę od zagranicznego dostawcy i co musi zrobić firma bez VAT.
Autor: McProdukt · Opublikowano: · Aktualizacja:
Hosting, domena i poczta firmowa, z których korzystasz w działalności, są zwykle kosztem uzyskania przychodu, a czynny podatnik VAT może odliczyć VAT z faktury. Wyjątki to ryczałt i karta podatkowa (wydatków nie zaliczasz do kosztów) oraz zwolnienie z VAT (VAT staje się częścią kosztu). Osobne zasady dotyczą usług od firm zagranicznych: dostajesz fakturę bez polskiego VAT, a podatek rozliczasz sam jako import usług. Poniżej wyjaśniamy to krok po kroku. To informacja ogólna - w swojej sytuacji potwierdź szczegóły z księgową.
Tak, jeśli wydatek spełnia trzy warunki, które wymienia serwis biznes.gov.pl: służy osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła, nie jest na liście wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT) i jest prawidłowo udokumentowany, np. fakturą.
Strona firmowa, sklep, skrzynki w domenie firmy i sama domena zwykle łatwo spełniają pierwszy warunek - przyciągają klientów i obsługują sprzedaż. Trudniej wykazać związek z działalnością przy usługach mieszanych, np. gdy na tym samym koncie działa prywatny blog albo rodzinne skrzynki. Najprościej rozdzielić usługi firmowe i prywatne.
Ważne: przy ryczałcie i karcie podatkowej nie zaliczasz wydatków do kosztów, więc faktura za hosting nie obniży podatku dochodowego. Forma opodatkowania dochodu nie zmienia jednak zasad VAT - jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a hosting służy działalności opodatkowanej, odliczenie VAT z takiej faktury nadal Ci przysługuje.
Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a hosting służy czynnościom opodatkowanym. Wtedy VAT z faktury obniża VAT należny (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Przy hostingu za 99 zł netto rocznie odliczasz 22,77 zł VAT, a w kosztach ujmujesz kwotę netto. Hosting jest opodatkowany podstawową stawką VAT, czyli 23%.
Jeśli jesteś zwolniony z VAT, podatku z faktury nie odliczysz - ustawa wyklucza odliczenie u podatników, którzy nie są zarejestrowani jako czynni (art. 88 ust. 4). Wtedy VAT jest częścią kosztu: do księgi wpisujesz kwotę brutto z faktury, w tym przykładzie 121,77 zł.
Proforma nie jest fakturą ani dokumentem księgowym - to informacja o kwocie do zapłaty. Nie księgujesz jej i nie odliczasz z niej VAT; podstawą jest faktura. Biznes.gov.pl zaznacza, że otrzymanie zapłaty dostawca dokumentuje fakturą VAT, a nie kolejną proformą.
W praktyce wygląda to tak: przed końcem okresu dostajesz proformę, płacisz ją, a potem pobierasz fakturę i przekazujesz ją księgowej. W McProdukt proformę za odnowienie hostingu wystawiamy 30 dni przed końcem okresu, a faktury znajdziesz w Panelu Klienta. Ceny w cenniku podajemy netto - 23% VAT doliczamy przy zamówieniu.
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury. Hosting często kupuje się na rok z góry, więc jedna faktura dotyczy usługi przez kolejne dwanaście miesięcy, nieraz na przełomie lat.
Przy kosztach na przełomie roku KPiR pozwala wybrać metodę memoriałową albo kasową. Która jest właściwa w Twojej firmie i czy roczną fakturę ująć od razu, czy w częściach, ustal z księgową i stosuj konsekwentnie. Jeśli prowadzisz pełne księgi rachunkowe, zapytaj biuro rachunkowe o rozliczanie kosztów w czasie. Jak rozliczenie roczne wypada na tle miesięcznego, porównujemy w tekście hosting na rok czy na miesiąc.
Kupując usługę jako firma od dostawcy bez siedziby w Polsce, rozliczasz VAT sam - to import usług. Miejscem świadczenia usługi dla firmy jest kraj siedziby nabywcy (art. 28b ustawy o VAT), więc podatek należy się w Polsce, a podatnikiem jest usługobiorca (art. 17 ust. 1 pkt 4).
Dostajesz fakturę bez VAT, zwykle z adnotacją „odwrotne obciążenie" albo „reverse charge". Do ceny doliczasz polską stawkę i wykazujesz VAT należny. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a usługa służy działalności opodatkowanej, w tej samej deklaracji wykazujesz VAT naliczony w tej samej kwocie - rozliczenie jest dla Ciebie neutralne (art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a).
Cenę w euro czy dolarach przeliczasz na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, czyli dzień wykonania usługi albo wcześniejszej zapłaty. Import usług czynny podatnik wykazuje w JPK_V7M lub JPK_V7K. Przed zakupem usług od kontrahenta z UE zarejestruj się też jako podatnik VAT-UE - według biznes.gov.pl ten obowiązek dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT.
Tak. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z importu usług: musisz zapłacić VAT należny, ale nie możesz go odliczyć, więc staje się on kosztem w podatku dochodowym.
| Sytuacja | Faktura | VAT | Koszt w podatku dochodowym |
|---|---|---|---|
| Czynny VAT, dostawca z Polski | z VAT 23% | odliczasz | kwota netto |
| Zwolniony z VAT, dostawca z Polski | z VAT 23% | nie odliczasz | kwota brutto |
| Czynny VAT, dostawca zagraniczny | bez VAT, „odwrotne obciążenie" | należny i naliczony w tej samej kwocie | kwota netto |
| Zwolniony z VAT, dostawca zagraniczny | bez VAT | płacisz VAT (VAT-8 lub VAT-9M), bez odliczenia | cena usługi i zapłacony VAT |
| Ryczałt lub karta, czynny VAT | z VAT 23% | odliczasz | kosztów nie ujmujesz |
O tym, jak zmienia się obieg faktur w firmie w Krajowym Systemie e-Faktur, piszemy w osobnym poradniku KSeF w praktyce małej firmy. Jeśli dopiero wybierasz dostawcę, przydatny będzie poradnik wyboru hostingu dla firm.
Ten tekst to informacja ogólna według przepisów obowiązujących w sierpniu 2026 roku, a nie porada podatkowa. Szczegóły zależą od formy opodatkowania, statusu w VAT i tego, gdzie kupujesz usługi, dlatego w swojej sytuacji skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym. Aktualne ceny netto wszystkich pakietów znajdziesz w cenniku hostingu.
Zwykle tak, na tych samych zasadach co hosting: wydatek musi być związany z działalnością i udokumentowany fakturą. Na ryczałcie i karcie podatkowej wydatków nie zaliczasz do kosztów.
Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a hosting służy działalności opodatkowanej. Ryczałt dotyczy podatku dochodowego i nie odbiera prawa do odliczenia VAT.
Nie. Proforma nie jest fakturą ani dokumentem księgowym, tylko informacją o kwocie do zapłaty. Koszt ujmujesz i VAT odliczasz na podstawie faktury.
To import usług: doliczasz polski VAT i wykazujesz go w deklaracji. Czynny podatnik VAT jednocześnie go odlicza, a zwolniony płaci go bez odliczenia, w deklaracji VAT-8 lub VAT-9M.
Według biznes.gov.pl tak - zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT powinni zarejestrować się jako podatnicy VAT-UE przed nabyciem usług od kontrahenta z UE, dla których miejscem świadczenia jest Polska. Służy do tego formularz VAT-R.
Wszystkie poradniki z kategorii: Firma w internecie