DW to jawna kopia wiadomości, UDW - ukryta. Czym różnią się pola Do, DW i UDW, kiedy ich używać, jak włączyć UDW w Outlooku i Gmailu i co mówi o tym RODO.
Autor: McProdukt · Opublikowano:
DW to „do wiadomości" (ang. CC) - adresaci dostają kopię listu i widzą się nawzajem. UDW to „ukryte do wiadomości" (ang. BCC) - adresaci dostają kopię, ale ich adresy są ukryte przed pozostałymi. Przy wysyłce do wielu osób, które się nie znają, używaj UDW: adresy prywatne wpisane w pole Do albo DW widzą wszyscy odbiorcy, a to w świetle RODO może być naruszeniem ochrony danych.
| Pole | Po angielsku | Kto widzi ten adres | Kiedy używać |
|---|---|---|---|
| Do | To | wszyscy odbiorcy | osoba, od której oczekujesz odpowiedzi lub działania |
| DW (do wiadomości) | CC (carbon copy) | wszyscy odbiorcy | osoby, które mają wiedzieć o sprawie, ale nie muszą odpowiadać |
| UDW (ukryte do wiadomości) | BCC (blind carbon copy) | tylko nadawca | wysyłka do grupy, która nie powinna widzieć swoich adresów |
Technicznie wszyscy dostają tę samą wiadomość. Różnica polega na tym, co widać w nagłówku: adresy z pól Do i DW są w nim wypisane, a adresów z UDW serwer nie pokazuje nikomu poza nadawcą.
DW służy do informowania: dodajesz osobę, która ma znać treść, ale nie jest głównym adresatem. Typowe przykłady: szef w kopii oferty do klienta, księgowa w kopii ustaleń o płatnościach, współpracownik, który przejmie sprawę podczas Twojego urlopu. Zasada grzecznościowa: osoba w DW nie musi odpowiadać, a jeśli czegoś od niej oczekujesz, wpisz ją w pole Do.
Może być. Adres e-mail osoby fizycznej to dana osobowa, a pokazanie go innym odbiorcom bez podstawy to ujawnienie danych - czyli naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO. To jeden z najczęstszych incydentów w firmach: zamiast UDW ktoś wkleja listę adresów w pole Do albo DW.
Co wtedy zrobić:
Najlepsza profilaktyka to prosta zasada dla zespołu: więcej niż jeden adresat spoza firmy, który nie zna pozostałych - tylko UDW.
Jak ustawić firmową skrzynkę w tych programach, pokazujemy w poradniku o konfiguracji poczty w Outlooku, Thunderbirdzie i na telefonie.
Osoby z pola UDW nie trafiają do odpowiedzi „Odpowiedz wszystkim" wysłanej przez innych - nikt o nich nie wie. Uważaj za to, gdy sam jesteś w UDW: jeśli klikniesz „Odpowiedz wszystkim", pozostali zobaczą, że dostałeś ukrytą kopię. Bezpieczniej odpowiedzieć tylko nadawcy albo przekazać wiadomość dalej.
UDW wystarczy przy jednorazowej wiadomości do kilkudziesięciu osób. Przy regularnych wysyłkach lepszy jest system do newslettera: daje link do wypisania, pilnuje zgód i pokazuje statystyki. Duże paczki wysłane w UDW ze zwykłej skrzynki łatwo trafiają do spamu i szybko wyczerpują dzienny limit wysyłki skrzynki. Dlaczego tak się dzieje i jak tego uniknąć, piszemy w tekście dlaczego maile trafiają do spamu, a o zasadach wysyłania ofert mailem - w poradniku cold mailing a prawo. Skrzynki z wyższym limitem wysyłki znajdziesz w ofercie poczty firmowej we własnej domenie.
Tak, zwykle to widzi: jego adresu nie ma w polach Do ani DW, więc program pocztowy pokazuje, że wiadomość przyszła do innych osób. Nie widzi jednak, kto jeszcze był w UDW.
Nie. Każdy odbiorca z UDW widzi tylko nadawcę oraz adresatów z pól Do i DW. Właśnie dlatego UDW nadaje się do wysyłki do grupy osób, które się nie znają.
Odbiorca nie ma takiej możliwości. Listę adresatów z UDW widzi tylko nadawca - w wiadomości zapisanej w folderze „Wysłane".
Poproś odbiorców o usunięcie wiadomości, oceń ryzyko dla osób, których adresy ujawniono, i wpisz incydent do rejestru naruszeń. Jeśli ryzyko nie jest małe, zgłoś naruszenie do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin.
DW to CC (carbon copy), a UDW to BCC (blind carbon copy). W angielskich wersjach programów pocztowych pola nazywają się właśnie Cc i Bcc.
Wszystkie poradniki z kategorii: Domeny, DNS i poczta