Podpis e-mail z logo - jak go zrobić poprawnie?

Logo w stopce maila potrafi wyglądać profesjonalnie albo rozjechać się na telefonie, wylądować w załącznikach i ważyć 2 MB. Instrukcja zrobienia podpisu HTML, który działa wszędzie.

Najpierw zasady, potem narzędzia

Poczta to nie przeglądarka - klienty pocztowe obsługują HTML z ograniczeniami sprzed lat. Podpis, który przetrwa Outlooka, Gmaila i telefon, trzyma się czterech zasad:

  1. tabelki, nie flexbox - layout na <table>, style inline,
  2. jedno małe logo - PNG szerokości 100-200 px, waga do ~30 KB; żadnych zdjęć 2000 px zmniejszanych atrybutem width,
  3. tekst pozostaje tekstem - dane firmy NIGDY jako obrazek (nie skopiujesz, nie wyszukasz, czytniki ekranu nie przeczytają, a Outlook i tak zablokuje obrazek do kliknięcia „pobierz"),
  4. szerokość maks. ~450-500 px - inaczej telefon będzie przewijał w bok.

Gdzie umieścić plik logo - kluczowa decyzja

  • Obraz linkowany z Twojego serwera (rekomendacja): wgraj logo na hosting (np. twojadomena.pl/mail/logo.png) i wstaw przez <img src="https://...">. Mail jest lekki, logo zawsze aktualne. Minus: część programów pokazuje obraz dopiero po „wyświetl obrazy" - to normalne.
  • Obraz osadzony w mailu (inline): widoczny od razu, ale KAŻDY mail nosi go ze sobą, a w wielu klientach ląduje też jako załącznik „logo.png" przy każdej wiadomości - klasyczny irytant.
  • Czego nie robić: link do logo z obcych serwisów (kiedyś zniknie) i ciężkie GIF-y.

Szablon, który możesz wkleić

Minimalny, sprawdzony układ: tabela 2 kolumny - logo po lewej, dane po prawej:

<table cellpadding="0" cellspacing="0"><tr><td style="padding-right:14px;vertical-align:top"><img src="https://twojadomena.pl/mail/logo.png" width="120" alt="Twoja Firma"></td><td style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:13px;color:#333;line-height:1.5"><strong>Jan Kowalski</strong> - stanowisko<br>Twoja Firma sp. z o.o.<br>tel. 600 000 000 | <a href="https://twojadomena.pl">twojadomena.pl</a></td></tr></table>

Pamiętaj o danych wymaganych prawem (KRS, NIP, kapitał dla spółek) - pełną listę i wzory znajdziesz w tekście o stopce maila a przepisach.

Instalacja w programach

  • Roundcube (webmail): Ustawienia → Tożsamości → włącz podpis HTML i wklej kod,
  • Outlook: Plik → Opcje → Poczta → Podpisy (wklej z zachowaniem formatowania),
  • Thunderbird: Ustawienia konta → „Używaj HTML" → wklej,
  • telefonY: aplikacje mobilne często obsługują tylko tekst - ustaw krótszą wersję tekstową i nie walcz z tym.

Przetestuj zanim wdrożysz firmie

  1. Wyślij do siebie na Gmail, Outlook i telefon - sprawdź jasny i ciemny motyw (logo z przezroczystością bywa niewidoczne na ciemnym tle; ratunek: PNG z białą obwódką albo jasnym podkładem).
  2. Sprawdź wagę maila - podpis nie powinien dokładać więcej niż ~50 KB.
  3. Odpowiedz w wątku - czy podpis nie dubluje się w nieskończoność (w ustawieniach wybierz krótszą wersję dla odpowiedzi).

Podpis to detal większej całości - profesjonalnej poczty na własnej domenie. Całość ogarnia pillar Poczta firmowa od A do Z i nasz hosting poczty.

Powiązane poradniki

Powiązane usługi McProdukt

Zobacz również