Od 1 stycznia 2027 kończą się wyjątki KSeF: kary do 100% VAT, obowiązek dla najmniejszych firm, numer KSeF w przelewach, koniec paragonów z NIP jako faktur.
Rok 2026 był w KSeF rokiem rozruchu: obowiązek od 1 lutego (firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł) i od 1 kwietnia (wszyscy pozostali), ale bez kar i z kilkoma wyjątkami. 1 stycznia 2027 r. wyjątki się kończą. Od tego dnia: naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z faktury wystawionej poza systemem (do 18,7% należności przy fakturze bez VAT), najmniejsze firmy tracą limit 10 000 zł miesięcznie poza KSeF, numer KSeF staje się obowiązkowy w przelewach między podatnikami VAT, a paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną. Tryb offline24 zostaje na stałe. Poniżej: co dokładnie się zmienia, ile grozi i lista kontrolna na cztery miesiące, które zostały.
| Obszar | Do 31 grudnia 2026 | Od 1 stycznia 2027 |
|---|---|---|
| Kary za faktury poza KSeF | brak (okres przejściowy) | do 100% VAT z faktury lub do 18,7% należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT) |
| Najmniejsi podatnicy (do 10 000 zł faktur miesięcznie) | mogą wystawiać poza KSeF | wszystkie faktury w KSeF |
| Numer KSeF w przelewach między podatnikami VAT (w tym split payment) | zalecany | obowiązkowy |
| Paragon z NIP do 450 zł | faktura uproszczona | zwykły paragon; faktura tylko z KSeF |
| Faktury z kas fiskalnych | dopuszczalne | niedopuszczalne - faktura z programu zintegrowanego z KSeF |
| Tryb offline24 | dostępny | zostaje na stałe, fakultatywny |
Podstawa to art. 106ni ustawy o VAT. Kara grozi za wystawienie faktury poza KSeF bez uprawnienia (np. „na papierze" albo PDF-em z programu, który nie wysłał jej do systemu), za niewysłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline lub w czasie awarii oraz za wystawienie w tym czasie faktury niezgodnej ze wzorem. Wysokość: do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a gdy faktura nie ma VAT (np. podatnik zwolniony, odwrotne obciążenie) - do 18,7% kwoty należności ogółem. Przykład: faktura na 12 300 zł brutto z VAT 2300 zł wystawiona poza KSeF to ryzyko kary do 2300 zł; faktura na 5000 zł bez VAT - do 935 zł.
Kara nie jest automatyczna: nakłada ją naczelnik urzędu skarbowego decyzją, z 14-dniowym terminem zapłaty, ważąc wagę naruszenia, jego częstotliwość, współpracę podatnika i inne okoliczności z art. 189d Kodeksu postępowania administracyjnego; siła wyższa może karę wyłączyć. Ministerstwo Finansów odrzuciło postulaty obniżenia stawek, tłumacząc, że mechanizm miarkowania już jest w przepisach. Innymi słowy: pojedyncza pomyłka nie skończy się karą maksymalną, ale systemowe omijanie KSeF - tak.
Do końca 2026 r. podatnicy, których faktury w danym miesiącu nie przekraczają 10 000 zł brutto, mogą jeszcze fakturować poza systemem. Od 2027 r. ten limit znika - w KSeF muszą być także faktury freelancera, ryczałtowca czy podatnika zwolnionego z VAT, o ile wystawia je innemu przedsiębiorcy. Potrzebne będą: uprawnienia (logowanie Profilem Zaufanym, pieczęcią albo certyfikatem KSeF), program lub bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów oraz procedura na wypadek braku internetu. Jak to ustawić raz i porządnie, opisaliśmy w tekście KSeF w praktyce małej firmy.
Od 1 stycznia 2027 r. płatność za fakturę z KSeF między podatnikami VAT musi zawierać numer KSeF faktury (albo identyfikator zbiorczy przy płatności za kilka faktur). Dotyczy to również mechanizmu podzielonej płatności. Konsekwencje praktyczne: numer musi być widoczny na wizualizacji faktury, którą wysyłasz klientowi, w treści przypomnienia o płatności i w linkach do płatności online; z drugiej strony Twoja księgowość musi go wpisywać w każdym przelewie do dostawcy. Sprawdź, czy bankowość firmowa i system fakturowania mają pole na ten numer i czy import przelewów w księgowości go rozpoznaje. Jeśli prowadzisz sklep, przeczytaj, jak zautomatyzować faktury w sklepie internetowym, żeby numer trafiał do klienta bez ręcznej pracy.
Paragon z NIP nabywcy do 450 zł od 2027 r. jest tylko potwierdzeniem sprzedaży. Firma, która chce go rozliczyć, potrzebuje faktury z KSeF wystawionej do paragonu - w programie sprzedażowym zintegrowanym z systemem, bo kasa fiskalna nie może już wystawiać faktur. Dla sklepu stacjonarnego i punktu usługowego oznacza to prostą procedurę: klient podaje NIP przy kasie, sprzedawca wystawia fakturę z programu, paragon zostaje w dokumentacji. Dla e-commerce: NIP zbierany w koszyku i faktura generowana automatycznie po zamówieniu.
Offline24 pozostaje na stałe i jest dobrowolny: fakturę wystawiasz poza systemem (z dwoma kodami QR i podpisem certyfikatem KSeF), a do systemu wysyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów termin liczy się od jej zakończenia. To właśnie niedotrzymanie tych terminów będzie od 2027 r. jednym z częstszych powodów kar, bo faktura „wystawiona w terenie" łatwo ginie. Rozwiązanie: program, który sam kolejkuje niewysłane faktury i przypomina o nich rano.
Nie. Przepisy o karach stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Błędy z 2026 r. trzeba poprawić, ale nie są karane.
Nie, faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności można wystawiać poza systemem (dobrowolnie w KSeF). Obowiązek dotyczy faktur między przedsiębiorcami.
Nie. Obowiązek dotyczy płatności między podatnikami VAT za faktury z KSeF.
Wystawiasz je w KSeF, a kontrahentowi wysyłasz wizualizację (PDF z kodem QR) w uzgodniony sposób. Zagraniczny odbiorca nie musi mieć dostępu do systemu.
Od 2027 r. KSeF przestaje być „testem" i staje się warunkiem legalnej faktury: kara do 100% VAT, brak wyjątków dla najmniejszych, numer KSeF w każdym przelewie B2B, koniec faktur z kasy i paragonów z NIP jako faktur. Cztery miesiące wystarczą, żeby uporządkować uprawnienia, program, bank i procedury - lista wyżej jest do odhaczenia w jedno popołudnie. Jeśli faktury wysyłasz klientom z własnej domeny, zadbaj też, żeby te maile docierały: poczta firmowa na własnej domenie z SPF, DKIM i DMARC to podstawa, gdy każdy mail zawiera numer faktury i kwotę do zapłaty.
Wszystkie poradniki z kategorii: Firma w internecie